Welche Abläufe lassen sich in Ihrem Unternehmen automatisieren?

Ein Lieferant schickt eine Auftragsbestätigung per E-Mail. Jemand öffnet den Anhang, vergleicht Preise und Liefertermin mit der eigenen Bestellung und trägt den Termin in die Warenwirtschaft ein. Bei der nächsten Auftragsbestätigung beginnt derselbe Ablauf erneut.

Solche Aufgaben gehören in vielen kleinen und mittleren Unternehmen zum Alltag. Der einzelne Arbeitsschritt dauert vielleicht nur kurz. Über eine Woche oder einen Monat summiert sich die Arbeit jedoch.

Doch welche dieser Tätigkeiten lassen sich sinnvoll automatisieren? Die Antwort beginnt mit einer einfachen Prozessaufnahme. Dafür brauchen Sie zunächst einen konkreten Ablauf und die Erfahrung der Menschen, die täglich damit arbeiten.

Woran erkennen Sie einen geeigneten Prozess?

Ein guter Kandidat verbindet wiederkehrende Arbeit mit nachvollziehbaren Regeln. Besonders aufschlussreich sind diese Situationen:

• Dieselben Angaben werden mehrfach eingegeben.
• Informationen werden zwischen E-Mail, Tabelle und Warenwirtschaft kopiert.
• Dokumente werden einzeln geöffnet, benannt und verschoben.
• Mitarbeitende prüfen regelmäßig dieselben Pflichtangaben.
• Vorgänge warten, weil Zuständigkeiten oder Informationen fehlen.
• Standardantworten werden immer wieder manuell zusammengestellt.

Diese Beobachtungen sind erste Hinweise. Für die Bewertung betrachten Sie anschließend einen vollständigen, überschaubaren Ablauf, beispielsweise vom Eingang einer Auftragsbestätigung bis zum aktualisierten Liefertermin in der Warenwirtschaft. So erkennen Sie auch die Arbeit zwischen den einzelnen Programmen.

Die vier wichtigsten Kriterien für Ihre Bewertung

1. Häufigkeit: Wie oft fällt der Vorgang an?

Erfassen Sie die Zahl vergleichbarer Vorgänge in einem typischen Zeitraum. Je nach Prozess eignet sich eine Woche, ein Monat oder ein Quartal.

Berücksichtigen Sie saisonale Schwankungen. Ein einzelner ruhiger Monat kann den Aufwand ebenso verzerren wie eine außergewöhnliche Auftragsspitze.

Notieren Sie außerdem, wie sich die Eingänge verteilen. Kommen sie gleichmäßig an oder entstehen regelmäßig Rückstände zu bestimmten Zeiten? Diese Information hilft später bei der Planung des Ablaufs.

2. Bearbeitungszeit: Wie viel aktive Arbeit steckt darin?

Messen Sie die Zeit, in der Mitarbeitende tatsächlich am Vorgang arbeiten: öffnen, lesen, übertragen, prüfen, nachfragen und ablegen.

Davon getrennt wird die Durchlaufzeit betrachtet. Eine Auftragsbestätigung kann zwei Tage bis zur Erfassung benötigen, obwohl nur wenige Minuten aktiv daran gearbeitet wird. Der Rest entfällt beispielsweise auf Wartezeiten.

Für eine erste Einschätzung sollten Sie mehrere typische Vorgänge beobachten. Beziehen Sie auch Fälle ein, die zusätzliche Rückfragen oder Korrekturen benötigen.

3. Medienbrüche: Wo werden Informationen manuell übertragen?

Ein Medienbruch entsteht beispielsweise, wenn Angaben aus einem PDF abgetippt oder Daten aus einer Tabelle manuell in eine andere Anwendung übernommen werden.

Auch vollständig digitale Abläufe können solche Unterbrechungen enthalten. Entscheidend ist, ob Menschen die Verbindung zwischen den Systemen herstellen müssen.

Halten Sie für jede Übergabe fest:

• Woher kommen die Informationen?
• Wohin werden sie übertragen?
• Welche Felder oder Dokumente sind betroffen?
• Wird kopiert, abgetippt, umbenannt oder erneut geprüft?
• Welche Übertragungsmöglichkeiten bietet das Zielsystem?

Damit wird sichtbar, an welcher Stelle eine Verbindung zwischen bestehenden Anwendungen helfen könnte.

4. Ausnahmequote: Wie oft reicht der Standardablauf nicht aus?

Eine Ausnahme ist ein Vorgang, der nicht nach den zuvor beschriebenen Standardregeln bearbeitet werden kann. Dazu zählen beispielsweise fehlende Angaben, unbekannte Artikel oder unlesbare Dokumente.

Die Ausnahmequote berechnen Sie so:

Ausnahmequote = Vorgänge mit mindestens einer Ausnahme ÷ untersuchte Vorgänge × 100

Zählen Sie einen Vorgang dabei nur einmal, auch wenn mehrere Probleme auftreten.

Die Quote allein reicht für die Bewertung nicht aus. Erfassen Sie zusätzlich, wie aufwendig die Klärung ist. Wenige schwierige Sonderfälle können mehr Arbeit verursachen als viele schnell lösbare Rückfragen.

Eine hohe Quote ist dabei kein Ausschlussgrund. Erkennbare Ausnahmen kann ein Ablauf kennzeichnen und an die zuständige Person geben. Schwierig wird es erst, wenn fast jeder Vorgang vorab eine individuelle Einschätzung braucht.

Checkliste: Automatisierungspotenzial im eigenen Unternehmen prüfen

Die folgende Checkliste hilft, mehrere Kandidaten miteinander zu vergleichen. Füllen Sie sie für jeden Kandidaten separat aus, am besten gemeinsam mit den Mitarbeitenden, die den Ablauf täglich bearbeiten. Für ein erstes Gespräch ist sie keine Voraussetzung.

Teil 1: Den Prozess abgrenzen

Beschreiben Sie Anfang und Ende möglichst konkret. „Auftragsbestätigungen mit den eigenen Bestellungen abgleichen“ lässt sich besser untersuchen als „Einkauf automatisieren“.

Teil 2: Aufwand und Unterbrechungen erfassen

Aus Anzahl und Bearbeitungszeit ergibt sich der heutige Aufwand in Stunden. Wie Sie daraus und aus einem kleinen Pilot einschätzen, ob sich eine Automatisierung lohnt, zeigt der Beitrag Ab wann lohnt sich Automatisierung?

Ob Schnittstellen vorhanden sind, welche Zugriffe nötig sind und wo eine menschliche Freigabe sinnvoll ist, müssen Sie für den Einstieg nicht selbst beantworten. Diese Fragen gehen wir im Pilot gemeinsam mit Ihrem Team, Ihrer IT und, falls vorhanden, Ihrem Betriebsrat durch. Auch uneinheitliche oder schlecht lesbare Eingänge sprechen nicht gegen einen Ablauf. Sie sind oft gerade der Teil, der heute die meiste Zeit kostet.

Welchen Prozess sollten Sie zuerst automatisieren?

Für den Einstieg eignet sich der Ablauf, der heute viel Zeit kostet und Ihrem Team besonders lästig ist. Sind Regeln oder Zuständigkeiten dabei noch unklar, ist das kein Grund zu warten. Solche Punkte werden im ersten Gespräch sichtbar und lassen sich vor dem Pilot klären.

Halten Sie den Umfang des Piloten überschaubar, damit sich das Ergebnis schnell prüfen lässt. Auch ein Teilprozess kann geeignet sein. Wenn sich nicht jede Abweichung automatisch klären lässt, kann der Abgleich von Preisen und Lieferterminen trotzdem Arbeit abnehmen. Abweichungen gehen dann zur Prüfung an den Einkauf.

Wer den ausgewählten Ablauf vorab genauer beschreiben möchte, findet dafür unsere Vorlage zur Prozessdokumentation.

Typische Automatisierungspotenziale in Unternehmen

Die folgenden Beispiele helfen dabei, eigene Kandidaten zu finden:

• E-Mail-Verarbeitung: Nachrichten nach Anliegen einordnen, Angaben auslesen und an die zuständige Person weitergeben.
• Bestellverarbeitung: Kunden, Artikel und Mengen aus eingehenden Bestellungen erfassen und Abweichungen zur Prüfung markieren.
• Dokumentenablage: Dateien nach vereinbarten Regeln benennen und einem Kunden oder Vorgang zuordnen.
• Vollständigkeitsprüfung: Vorhandene Angaben mit einer festgelegten Liste abgleichen und fehlende Informationen sichtbar machen.
• Datenübergaben: Geprüfte Angaben über eine Schnittstelle oder eine Importdatei an bestehende Anwendungen übergeben.

Unsere Plattform setzt genau an solchen Übergängen an und verbindet die Programme, die Sie bereits nutzen.

Zwei Fehler, die Ihre Bewertung verzerren

Nur die Standardfälle betrachten: Wenn Sie ausschließlich vollständige und gut lesbare Eingänge untersuchen, unterschätzen Sie den späteren Prüfaufwand. Nehmen Sie auch Nachreichungen, unklare Zuordnungen und fehlerhafte Angaben in die Stichprobe auf.

Eine technische Verbindung mit einem gelösten Prozess gleichsetzen: Eine Schnittstelle kann Daten übertragen. Für einen brauchbaren Ablauf müssen außerdem Zuordnung, Pflichtfelder, Fehlerwege und Zuständigkeiten stimmen. Genau diese Punkte klärt ein Pilot mit echten Eingängen.

Häufige Fragen

Müssen wir unsere bestehende Software ersetzen?

Nein. Was bei Ihnen läuft, bleibt. Der Ablauf übernimmt die Arbeit zwischen Ihren Programmen, etwa über eine Schnittstelle, eine Importdatei oder eine gemeinsam genutzte Ablage.

Braucht Prozessautomatisierung immer KI?

Nein. Eindeutige Regeln und strukturierte Daten lassen sich häufig ohne KI verarbeiten. KI kann ergänzend helfen, Inhalte aus unterschiedlich aufgebauten Dokumenten oder frei formulierten Nachrichten zu erkennen. Welches KI-Modell zum Einsatz kommt, entscheiden Sie. Verknüpfwerk berät dazu, was sich datenschutzkonform einsetzen lässt.

Welcher Ablauf kostet Ihr Team immer wieder Zeit?

Denken Sie an einen Prozess, bei dem regelmäßig Daten übertragen, Dokumente sortiert oder dieselben Angaben geprüft werden. Wer möchte, füllt vorher die Checkliste aus. Für das Erstgespräch genügt aber auch ein Ablauf, der Ihr Team nervt.

Gemeinsam mit Ihnen betrachten wir Ihre Eingänge, bestehenden Programme und Sonderfälle. Daraus leiten wir ab, welcher begrenzte Ablauf sich für einen Pilot eignet.

Besprechen Sie Ihr Automatisierungspotenzial mit Verknüpfwerk. Das Erstgespräch dauert 30 Minuten und ist kostenlos.

Zuletzt aktualisiert am 3. Oktober 2026