Ab wann lohnt sich Automatisierung?

Viele Unternehmen spüren, dass Routinearbeit zu viel Zeit kostet. Rechnungen werden abgetippt, Anfragen von Hand verteilt und Daten zwischen Programmen übertragen. Unklar ist oft, was sich davon automatisieren lässt und ob sich der Aufwand trägt.

Was den Nutzen im eigenen Ablauf bestimmt

Zwei Unternehmen beschreiben vielleicht denselben Vorgang, etwa die Erfassung von Eingangsrechnungen. Trotzdem unterscheiden sich ihre Abläufe oft deutlich. Beim einen kommen die Rechnungen als sauberes PDF von wenigen Lieferanten. Beim anderen treffen sie als Scan, Foto oder E-Mail-Text von Hunderten Lieferanten ein. Hinzu kommen eigene Prüfregeln, Freigaben und Programme.

Auch ein seltener Vorgang kann sich lohnen, wenn er viel Zeit kostet oder Fehler teuer sind. Belastbar wird eine Aussage erst am eigenen Ablauf.

Drei Zahlen, die Sie in einer Woche selbst erheben können

Für eine erste Einschätzung brauchen Sie keine Projektdokumentation. Beobachten Sie einen Ablauf eine Woche lang und notieren Sie:

• Anzahl: Wie viele Vorgänge gehen ein?
• Zeit: Wie viele Minuten aktive Arbeit kostet ein Vorgang, einschließlich Rückfragen und Korrekturen? Wartezeiten zählen nicht dazu.
• Stolperstellen: Wo hakt es regelmäßig, etwa bei fehlenden Angaben, unlesbaren Dokumenten oder unklarer Zuständigkeit?

Aus den ersten beiden Zahlen ergibt sich der heutige Aufwand:

Aufwand pro Woche in Stunden = Anzahl der Vorgänge × Minuten je Vorgang ÷ 60

Angenommen, in einer Woche gehen 70 Rechnungen ein und jede kostet acht Minuten. Das sind gut neun Stunden, also mehr als ein Arbeitstag pro Woche.

Die Stolperstellen sind dabei oft aufschlussreicher als die Minuten. Sie zeigen, wo heute die meiste Zeit verloren geht und wo ein Ablauf ansetzen sollte. Eine ausführlichere Checkliste für die Prozessaufnahme finden Sie im Beitrag Welche Abläufe lassen sich in Ihrem Unternehmen automatisieren?

Was in keiner Minutenrechnung auftaucht

Die Arbeitszeit ist nur der sichtbare Teil. Handarbeit verursacht weitere Kosten, die selten in eine Rechnung eingehen:

• Verpasste Fristen: Skonto verfällt, weil eine Rechnung zu spät geprüft wurde.
• Fehler und Nacharbeit: Ein Zahlendreher in einer Bestellung führt zu Rückfragen, Korrekturen und im schlimmsten Fall zu einer falschen Lieferung.
• Rückstände in Spitzenzeiten: Zum Monatsende oder in der Saison bleibt Arbeit liegen und Kunden warten länger.
• Urlaub und Krankheit: Weiß nur eine Person, wie ein Vorgang läuft, steht er während ihrer Abwesenheit still.
• Wachstum: Mehr Aufträge bedeuten bei Handarbeit meist mehr Personal für dieselbe Routine.

Notieren Sie, welche dieser Punkte bei Ihnen vorkommen und wie oft. Ein Eurobetrag ist dafür nicht nötig. Schon die Häufigkeit macht sichtbar, was der heutige Zustand tatsächlich kostet.

Zeitgewinn und Kostensenkung unterscheiden

Frei werdende Arbeitszeit ist zunächst Kapazität. Sie zeigt sich etwa darin, dass Rückstände verschwinden, Anfragen schneller beantwortet werden oder zusätzliche Aufträge ohne neue Stelle möglich sind. Eine direkte Kostensenkung entsteht dort, wo Ausgaben entfallen, beispielsweise Überstunden oder externe Erfassungskosten. Für Ihre Entscheidung lohnt es sich, beides getrennt zu betrachten.

Wie ein kleiner Pilot echte Zahlen liefert

Wie viele Vorgänge ein Ablauf tatsächlich übernimmt und wie viel Prüfung übrig bleibt, zeigt sich mit echten Eingängen. Ein kleiner Pilot beschränkt sich dafür auf einen Ablauf und legt jedes Ergebnis zunächst einem Menschen zur Freigabe vor. So sieht Ihr Team von Anfang an, ob die Ergebnisse stimmen.

Am Ende des Piloten liegen Werte aus Ihrem eigenen Alltag vor:

• Wie viele Vorgänge ohne Eingriff durchgelaufen sind.
• Wie viel Prüf- und Korrekturaufwand übrig bleibt.
• Welche Sonderfälle auftreten und wie oft.

Unsere Plattform protokolliert dafür jeden Lauf. Die Auswertung übernehmen wir gemeinsam mit Ihnen. Auf dieser Grundlage entscheiden Sie, ob und wie der Ablauf erweitert wird. Wie Sie den Ablauf für einen Pilot beschreiben, zeigt unsere Vorlage zur Prozessdokumentation.

Was kostet Ihr Ablauf heute?

Haben Sie die drei Zahlen aus der Woche, bringen Sie sie gern mit. Für das Erstgespräch genügt aber auch ein Ablauf, der Ihr Team nervt. Gemeinsam schauen wir, welcher Teil sich automatisieren lässt und wie ein kleiner Pilot dafür aussehen könnte.

Besprechen Sie Ihren Ablauf mit Verknüpfwerk. Das Erstgespräch dauert 30 Minuten und ist kostenlos.

Zuletzt aktualisiert am 3. Oktober 2026