01 / Branche
Steuerkanzleien
Unterlagen kommen hochgeladen, als Handyfoto oder im Ordner vorbei. Der Ablauf ordnet zu, benennt und legt ab. Die fachliche Kontrolle bleibt bei Ihnen.
Mehr entdeckenLösung / Digitale PostverarbeitungJeder Eingang
Jeder Eingang
findet seinen Weg.
Aus dem Scan-Stapel wird eine sortierte Ablage. Jedes Dokument bekommt einen sprechenden Namen und landet an der Stelle, an der Ihr Team es sucht. Was sich nicht sicher zuordnen lässt, wird nicht geraten, sondern vorgelegt.
Vom Eingang bis zur Bearbeitung
- Eingang Dokument digital bereitstellen
- Verarbeitung Inhalt und Typ erkennen
- Kontrolle Zuordnung prüfen
- Übergabe Geordnet bereitstellen
Beispielablauf · bei Ihnen auf Ihren Vorgang zugeschnitten
Der Stapel nach dem ScannenSo sieht es heute aus.
So sieht es heute aus.
Und so könnte es aussehen.
Heute
Nach dem Scannen
Im Scan-Ordner liegen 60 Dateien. Sie heißen scan0042.pdf, scan0043.pdf und so weiter.
Jemand öffnet jede einzeln, schaut hinein, erkennt eine Rechnung, benennt die Datei um und schiebt sie in den richtigen Ordner.
Mit dem Umbenennen und Verschieben vergeht der halbe Vormittag.
Mit Verknüpfwerk
Nach dem Scannen
Die Dateien sind gelesen und einsortiert. Aus scan0042.pdf ist 2026-03-14_Mueller_Rechnung.pdf geworden. Sie liegt bei den Rechnungen.
Was mehrseitig, schlecht lesbar oder keinem Vorgang zuzuordnen war, liegt in einem eigenen Ordner zur Sichtung.
Der Rest des Vormittags gehört wieder der eigentlichen Arbeit.
Beispielhafte Mengen. Das Öffnen der Papierpost und das Scannen bleiben ein Schritt davor, den Menschen erledigen.
Wo Automatisierung ansetzt
Ein durchgängiger Weg statt vieler Handgriffe.
Damit aus dem einen Stapel der andere wird, muss der Ablauf drei Dinge können.
Dokumente klassifizieren
Rechnungen, Verträge, Mahnungen und was bei Ihnen sonst regelmäßig kommt, am Inhalt unterscheiden.
Ablagen vereinheitlichen
Dateinamen nach Ihrem Muster vergeben, damit die Unterlagen dort auftauchen, wo Sie danach suchen.
Zweifel sichtbar machen
Was unlesbar ist oder sich nicht sicher zuordnen lässt, landet sichtbar auf einem Stapel zur Sichtung.
So kann Ihr Ablauf aussehenVier Schritte.
Vier Schritte.
Ein klarer Bearbeitungsweg.
So sieht der Weg im Grundsatz aus. Wo jemand mitschaut und wo nicht, legen Sie fest.
- 01
Dokument digital bereitstellen
Ein Scan oder eine digitale Datei landet in dem Ordner oder Postfach, das Sie uns nennen.
- 02
Inhalt und Typ erkennen
Der Ablauf liest den Inhalt und bestimmt, um welche Art von Dokument es sich handelt.
- 03
Zuordnung prüfen
Der Ablauf schlägt eine Ablage oder einen Vorgang vor. Was unklar ist, prüft das Team.
- 04
Geordnet bereitstellen
Das Dokument liegt benannt in seiner Ablage. Im Protokoll steht, welchen Weg es genommen hat.
Menschen bleiben Teil des Ablaufs. Bevor der Ablauf live geht, legen wir gemeinsam fest, was geprüft wird, wer entscheidet und was passiert, wenn die Technik einmal streikt.
Bevor gebaut wirdErst zuhören.
Erst zuhören.
Dann bauen.
Das, was im Alltag weh tut, ist oft nur das Symptom. Wir suchen mit Ihnen das eigentliche Ziel dahinter. Daraus wird eine Lösung, die auch in zwei Jahren noch trägt.
- 01
Zuhören
Sie erzählen, wie es bei Ihnen läuft. Wir fragen nach, auch bei dem, was Ihnen selbstverständlich vorkommt.
- 02
Das Ziel finden
Nicht, was gerade nervt, sondern was am Ende dabei herauskommen soll. Das ist nicht immer dasselbe.
- 03
Passend bauen
Erst dann schlagen wir einen ersten Schritt vor. Klein genug zum Anfangen, groß genug, dass Sie den Unterschied merken.
Danach wissen Sie, was der erste Schritt kostet und was er bringen soll. Beides steht fest, bevor Sie zusagen.
Keine Sorge
Was sich für Sie nicht ändert.
Ihre Ordnerstruktur bleibt
Der Ablauf legt dort ab, wo Sie heute suchen. Wie Ihre Ablage aufgebaut ist, ändern wir nicht.
Der Scanner bleibt, wie er ist
Ob Sie zentral scannen oder jeder an seinem Gerät. Der Ablauf beginnt mit der fertigen Datei.
Im Zweifel wird nicht geraten
Was nicht eindeutig ist, landet nicht irgendwo, sondern sichtbar in einem eigenen Ordner.
Gut zu wissenIhre Fragen.
Ihre Fragen.
Konkret beantwortet.
Übernimmt Verknüpfwerk das Scannen der Briefe?
Nein, der Ablauf beginnt bei der fertigen Datei. Wer die Briefe öffnet und scannt, bleibt wie es heute ist. Ihr Scanner legt die Dateien ab. Ab dort übernimmt der Ablauf.
Was passiert mit schwer lesbaren Scans?
Die bleiben als Zweifel erkennbar und werden nicht geraten. Im Pilot sehen wir uns Ihre typischen Scans an und legen fest, ab wann ein Mensch draufschaut.
Ist das automatisch ein revisionssicheres Archiv?
Nein. Der Ablauf sortiert und benennt, das ist etwas anderes als Revisionssicherheit. Aufbewahrungsfristen und ein vorhandenes Archivsystem gehören in die Planung des ersten Schritts, wenn sie bei Ihnen eine Rolle spielen.
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