01 / Branche
Steuerkanzleien
Unterlagen kommen hochgeladen, als Handyfoto oder im Ordner vorbei. Der Ablauf ordnet zu, benennt und legt ab. Die fachliche Kontrolle bleibt bei Ihnen.
Mehr entdeckenLösung / E-Mail-VerarbeitungAus E-Mails werden
Aus E-Mails werden
nächste Schritte.
Ihr Sammelpostfach sortiert sich vor. Nachrichten und Anhänge werden gelesen, eingeordnet und an die zuständige Person weitergegeben. Klare Fälle werden beantwortet, unklare legt der Ablauf einem Menschen vor.
Vom Eingang bis zur Bearbeitung
- Eingang E-Mail empfangen
- Verarbeitung Inhalt auslesen und einordnen
- Kontrolle Prüfen und freigeben
- Übergabe An das Zielsystem übergeben
Beispielablauf · bei Ihnen auf Ihren Vorgang zugeschnitten
Ein ganz normaler MontagSo sieht es heute aus.
So sieht es heute aus.
Und so könnte es aussehen.
Heute
Montag, 9:00 Uhr
Im Postfach der Buchhaltung liegen 40 Nachrichten. Ein paar Bestellungen, einige Rückfragen, Rechnungen als PDF im Anhang.
Jemand öffnet jede einzeln. Liest, entscheidet wer zuständig ist, schreibt die Eingangsbestätigung, legt den Anhang ab.
Gegen 11 Uhr ist der Stapel durch. Am Dienstag beginnt er von vorn.
Mit Verknüpfwerk
Montag, 9:00 Uhr
Die Nachrichten sind gelesen und einsortiert. Wo alles klar war, hat der Absender seine Bestätigung, der Anhang liegt an seinem Platz, die Angaben sind aufbereitet.
Wo eine Angabe fehlte oder der Ablauf sich nicht sicher war, hat er angehalten. Diese Fälle liegen beim zuständigen Kollegen, mit allem Nötigen dabei. Eine Bestellung kam doppelt, das hat der Ablauf selbst bemerkt.
Was bleibt, ist der Teil, bei dem jemand hinsehen muss.
Beispielhafte Mengen. Wie viel in Ihrem Postfach ohne Nachfrage durchläuft, zeigt der Pilot an Ihren echten Nachrichten.
Wo Automatisierung ansetzt
Ein durchgängiger Weg statt vieler Handgriffe.
Damit aus dem einen Montag der andere wird, muss der Ablauf drei Dinge können.
Erkennen, worum es geht
Ist das eine Bestellung, eine Rechnung oder eine Rückfrage? Der Ablauf liest Betreff, Text und Anhang und ordnet die Nachricht ein.
An die richtige Stelle bringen
Bestellungen gehen an den Vertrieb, Rechnungen in die Buchhaltung, Unklares an die Person, die es entscheiden kann.
Angaben herausziehen statt abtippen
Kundenname, Artikelnummer, Menge, Rechnungsnummer. Was Sie brauchen, wird aus Text und Anhang gelesen und aufbereitet weitergegeben.
So kann Ihr Ablauf aussehenVier Schritte.
Vier Schritte.
Ein klarer Bearbeitungsweg.
So sieht der Weg im Grundsatz aus. Wo jemand mitschaut und wo nicht, legen Sie fest.
- 01
Die Mail kommt an
Der Ablauf schaut in ein Postfach, das Sie uns nennen. Zum Beispiel info@ oder bestellung@.
- 02
Inhalt wird gelesen
Aus Text und Anhang werden die Angaben geholt, die Sie brauchen. Etwa Kundenname, Artikelnummer und Menge.
- 03
Unklares kommt zu Ihnen
Fehlt eine Angabe oder passt etwas nicht zusammen, bekommt die zuständige Person eine E-Mail und entscheidet per Klick.
- 04
Das Ergebnis geht raus
Der Absender bekommt seine Bestätigung, die aufbereiteten Angaben gehen an die zuständige Person oder in eine Ablage. Geht dabei etwas schief, meldet sich der Ablauf statt still zu scheitern.
Menschen bleiben Teil des Ablaufs. Bevor der Ablauf live geht, legen wir gemeinsam fest, was geprüft wird, wer entscheidet und was passiert, wenn die Technik einmal streikt.
Bevor gebaut wirdErst zuhören.
Erst zuhören.
Dann bauen.
Das, was im Alltag weh tut, ist oft nur das Symptom. Wir suchen mit Ihnen das eigentliche Ziel dahinter. Daraus wird eine Lösung, die auch in zwei Jahren noch trägt.
- 01
Zuhören
Sie erzählen, wie es bei Ihnen läuft. Wir fragen nach, auch bei dem, was Ihnen selbstverständlich vorkommt.
- 02
Das Ziel finden
Nicht, was gerade nervt, sondern was am Ende dabei herauskommen soll. Das ist nicht immer dasselbe.
- 03
Passend bauen
Erst dann schlagen wir einen ersten Schritt vor. Klein genug zum Anfangen, groß genug, dass Sie den Unterschied merken.
Danach wissen Sie, was der erste Schritt kostet und was er bringen soll. Beides steht fest, bevor Sie zusagen.
Keine Sorge
Was sich für Sie nicht ändert.
Ihre Programme bleiben
Die Software, mit der Sie heute arbeiten, bleibt genau da, wo sie ist. Der Ablauf arbeitet ihr zu.
Niemand lernt ein neues Programm
Ihr Team arbeitet weiter wie bisher. Wer prüfen muss, bekommt eine E-Mail mit allem Nötigen und entscheidet per Klick.
Es gibt keinen Stichtag
Wir fangen mit einem Postfach an. Läuft es, kommt das nächste dazu. Nichts wird über Nacht umgestellt.
Gut zu wissenIhre Fragen.
Ihre Fragen.
Konkret beantwortet.
Ist damit Newsletter-Automatisierung gemeint?
Nein, hier geht es um die Post, die bei Ihnen ankommt. Und darum, was danach damit passiert. Etwa eine Bestellung, die erfasst werden muss. Newsletter zu verschicken gehört nicht dazu.
Welche Anhänge können verarbeitet werden?
Das sehen wir uns an Ihren echten Anhängen an. PDF-Dokumente und Scans sind der Normalfall. Ein sauber erzeugtes PDF liest sich leichter als ein schiefes Handyfoto. Beides ist uns schon begegnet.
Werden Antworten automatisch versendet?
Nur wenn Sie das wollen. Zum Anfangen schreibt der Ablauf die Antwort als Entwurf, jemand liest sie und schickt sie ab. Wenn Sie nach ein paar Wochen sehen, dass es zuverlässig läuft, kann er es auch allein.
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