01 / Lösung
E-Mail-Verarbeitung
Das Sammelpostfach sortiert sich vor. Nachrichten und Anhänge werden gelesen, klare Fälle beantwortet, unklare der zuständigen Person vorgelegt.
Mehr entdeckenAutomatisierung für UnternehmenWeniger übertragen.
Weniger übertragen.
Mehr Zeit fürs Geschäft.
Bestellungen per Mail, Rechnungen auf Papier, dazu seit Kurzem die E-Rechnung. Drei Wege für denselben Vorgang, den am Ende jemand von Hand zusammenführt. Verknüpfwerk verbindet Ihre vorhandenen Systeme, damit daraus ein durchgängiger Ablauf wird.
Vom Eingang bis zur Bearbeitung
- Eingang Eine Bestellung geht ein
- Verarbeitung Daten werden erfasst
- Kontrolle Abweichungen werden geklärt
- Übergabe Der Auftrag wird übergeben
Beispielablauf · bei Ihnen auf Ihren Vorgang zugeschnitten
Wo Automatisierung ansetzt
Mehr Raum für die eigentliche Arbeit.
Die Bestellung kommt per Mail, die Angaben wandern in eine Tabelle und später noch einmal in die Warenwirtschaft. Zweimal dasselbe abgetippt. Und zwischendurch weiß niemand, wo der Auftrag gerade steht.
Bestellungen vorbereiten
Kunden, Artikel und Mengen werden aus der Mail und ihren Anhängen gelesen, egal ob das ein PDF, eine Tabelle oder Fließtext ist.
Systeme verbinden
Die aufbereiteten Angaben gehen dorthin, wo weitergearbeitet wird - in Ihre Warenwirtschaft, wenn sie sich ansprechen lässt, sonst als fertige Datei zum Einlesen.
Abweichungen klären
Fehlt eine Angabe oder passt etwas nicht zusammen, bekommt die zuständige Person den Fall mit dem Hinweis, woran es hakt.
So kann Ihr Ablauf aussehenVier Schritte.
Vier Schritte.
Ein klarer Bearbeitungsweg.
So sieht der Weg im Grundsatz aus. Wo jemand mitschaut und wo nicht, legen Sie fest.
- 01
Eine Bestellung geht ein
Eine Bestellung kommt herein, als Mail mit PDF, als Tabelle oder im Fließtext.
- 02
Daten werden erfasst
Der Ablauf liest heraus, wer was in welcher Menge bestellt hat. Danach gleicht er die Angaben mit Ihren Kunden- und Artikeldaten ab.
- 03
Abweichungen werden geklärt
Unbekannte Artikel, fehlende Angaben oder eine doppelt geschickte Bestellung gehen an die zuständige Person.
- 04
Der Auftrag wird übergeben
Der Kunde bekommt seine Eingangsbestätigung, die geprüften Angaben liegen für die Weiterverarbeitung bereit.
Menschen bleiben Teil des Ablaufs. Bevor der Ablauf live geht, legen wir gemeinsam fest, was geprüft wird, wer entscheidet und was passiert, wenn die Technik einmal streikt.
Bevor gebaut wirdErst zuhören.
Erst zuhören.
Dann bauen.
Das, was im Alltag weh tut, ist oft nur das Symptom. Wir suchen mit Ihnen das eigentliche Ziel dahinter. Daraus wird eine Lösung, die auch in zwei Jahren noch trägt.
- 01
Zuhören
Sie erzählen, wie es bei Ihnen läuft. Wir fragen nach, auch bei dem, was Ihnen selbstverständlich vorkommt.
- 02
Das Ziel finden
Nicht, was gerade nervt, sondern was am Ende dabei herauskommen soll. Das ist nicht immer dasselbe.
- 03
Passend bauen
Erst dann schlagen wir einen ersten Schritt vor. Klein genug zum Anfangen, groß genug, dass Sie den Unterschied merken.
Danach wissen Sie, was der erste Schritt kostet und was er bringen soll. Beides steht fest, bevor Sie zusagen.
Gut zu wissenIhre Fragen.
Ihre Fragen.
Konkret beantwortet.
Müssen wir unsere vorhandene Software ersetzen?
Nein, wir setzen auf das auf, was Sie haben. Lässt sich Ihre Warenwirtschaft von außen ansprechen, schreibt der Ablauf direkt hinein. Tut sie es nicht, bekommen Sie die geprüften Daten in der Form, die sie einlesen kann.
Lohnt sich das auch für einen einzelnen Ablauf?
Ein einzelner wiederkehrender Ablauf kann ein sinnvoller Start sein. Im Pilot vergleichen wir den Einrichtungs- und Betriebsaufwand mit dem tatsächlich vermiedenen manuellen Aufwand.
Was passiert bei technischen Fehlern?
Der Ablauf versucht es erneut und meldet sich, wenn es auch nach mehreren Versuchen nicht klappt. Nichts verschwindet dabei still - was nicht durchgegangen ist, bleibt sichtbar stehen, bis sich jemand darum gekümmert hat.
Passend dazu
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- 02 / Lösung
Digitale Postverarbeitung
Aus dem Scan-Stapel wird eine sortierte Ablage. Jedes Dokument bekommt einen sprechenden Namen und liegt dort, wo Ihr Team es sucht.
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Bestellverarbeitung
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Mit einem Ablauf beginnenLassen Sie uns Ihren
Lassen Sie uns Ihren
Ablauf gemeinsam ansehen.
Bringen Sie ein Beispiel aus Ihrem Alltag mit.
Wir prüfen gemeinsam einen sinnvollen Einstieg.