Was eine Prozessbeschreibung für die Automatisierung braucht

„Wir öffnen die E-Mail, prüfen die Angaben und leiten sie weiter.“

So lässt sich ein Ablauf in einem Satz zusammenfassen. Für eine Automatisierung bleiben allerdings entscheidende Fragen offen: Welche Angaben werden geprüft? Wer erhält die Nachricht? Was passiert, wenn ein Anhang fehlt? Und woran erkennt das Team, dass der Vorgang abgeschlossen ist?

Dieses Wissen steckt häufig in der Erfahrung einzelner Mitarbeitender. Eine Prozessbeschreibung macht es für alle Beteiligten nachvollziehbar. Dadurch lässt sich gezielt prüfen, welche Schritte sich automatisieren lassen und wo Menschen weiterhin entscheiden sollen.

Diese Beschreibung müssen Sie nicht allein erstellen. In einem Pilot mit Verknüpfwerk erarbeiten wir sie gemeinsam mit den Mitarbeitenden, die den Ablauf kennen. Die Vorlage in diesem Beitrag hilft, sich darauf vorzubereiten oder selbst zu beginnen.

Für den Anfang genügt ein überschaubarer Ablauf. Welcher sich eignet, zeigt unsere Checkliste zum Erkennen von Automatisierungspotenzialen.

Was gehört in eine Prozessbeschreibung für die Automatisierung?

Eine brauchbare Prozessbeschreibung erklärt, wie aus einem Eingang ein definiertes Ergebnis wird. Dabei müssen auch Abweichungen vom üblichen Weg erkennbar sein.

Eine Liste der Arbeitsschritte allein reicht nicht aus. Erst Regeln, Zuständigkeiten und Ausnahmewege machen aus einer groben Beschreibung eine Grundlage für die Umsetzung.

Zuerst den heutigen Ablauf erfassen

Beginnen Sie mit dem Prozess, wie er tatsächlich durchgeführt wird. Beobachten Sie einige typische Vorgänge und sprechen Sie mit den Personen, die sie bearbeiten.

Dabei werden oft Schritte sichtbar, die in einer allgemeinen Beschreibung fehlen, etwa eine Rückfrage bei einem Kollegen, der Abgleich mit einer Tabelle oder eine zusätzliche Kontrolle vor dem Versand.

Trennen Sie anschließend zwei Sichtweisen:

• Ist-Ablauf: So wird der Vorgang heute bearbeitet.
• Geplanter Ablauf: Diese Schritte soll die Automatisierung künftig übernehmen oder vorbereiten.

Diese Trennung verhindert, dass gewünschte Funktionen versehentlich als bereits vorhandene Möglichkeiten dokumentiert werden. Auch technische Voraussetzungen, etwa eine Schnittstelle zum Zielsystem, sollten zunächst als „zu prüfen“ gekennzeichnet werden, solange sie nicht bestätigt sind.

Vorlage: Einen Prozess dokumentieren

Kopieren Sie die folgenden Tabellen und füllen Sie sie gemeinsam mit den Mitarbeitenden aus, die den Ablauf bearbeiten. Angaben zu Systemzugriffen und Übergaben dürfen offen bleiben. Diese klären wir im Pilot gemeinsam mit Ihrer IT. Die Vorlage eignet sich beispielsweise für die E-Mail-Verarbeitung, die Dokumentenablage oder die Vorbereitung eingehender Bestellungen.

1. Prozessrahmen festlegen

Wählen Sie einen eindeutigen Namen. „Eingehende Bestellungen prüfen und für den Innendienst bereitstellen“ grenzt den Prozess besser ab als „E-Mails automatisieren“.

2. Eingaben und Systeme beschreiben

Ergänzen Sie die beteiligten Systeme:

Erfassen Sie nur Informationen und Zugriffe, die der vorgesehene Ablauf tatsächlich benötigt.

3. Die Arbeitsschritte festhalten

Formulieren Sie Tätigkeiten mit konkreten Verben, etwa „Kundennummer abgleichen“, „Anlage zuordnen“ oder „Rückfrageentwurf prüfen“. Beschreibungen wie „Vorgang bearbeiten“ oder „Daten prüfen“ sind zu allgemein. Ergänzen Sie, welche Daten geprüft werden und wann die Prüfung erfolgreich ist.

4. Ausnahmen und Freigaben definieren

5. Ergebnis und Abschluss prüfen

Beispiel: Bestellungen im gemeinsamen Postfach

Angenommen, ein Unternehmen erhält Bestellungen in einem gemeinsamen Postfach. Der Innendienst liest die Nachrichten, prüft die Angaben und bereitet sie für die weitere Auftragserfassung vor. Der geplante Ablauf soll diese Vorarbeit unterstützen.

Prozessrahmen

Diese Abgrenzung verhindert, dass aus der Vorbereitung einer Bestellung unbemerkt eine weitergehende Entscheidung wird.

Eingaben

Arbeitsschritte

Bietet die Warenwirtschaft eine Schnittstelle oder einen Import, übergibt der Ablauf die Daten direkt dorthin. Andernfalls stellt er sie für den Innendienst geordnet bereit. Unsere Plattform setzt genau bei solchen Verbindungen zwischen bestehenden Anwendungen an. Wie das als Ablauf aussieht, zeigt die Lösung zur Bestellverarbeitung.

Ausnahmen dokumentieren: Was geschieht, wenn es nicht eindeutig ist?

Ein Prozess wird erst alltagstauglich, wenn das Team weiß, wie es mit Abweichungen weitergeht. Für das Bestellpostfach könnten folgende Wege vereinbart werden:

„Manuell prüfen“ ist dabei noch keine vollständige Anweisung. Ergänzen Sie, wer prüft, welche Informationen diese Person erhält und wie der Vorgang anschließend fortgesetzt wird.

Auch eine Wiederholung nach einer technischen Störung braucht eine Regel. Ein erneuter Versuch darf nicht unbemerkt denselben Vorgang doppelt anlegen.

Regeln so formulieren, dass sie überprüfbar sind

Erfahrung lässt sich oft erst im Gespräch in eindeutige Kriterien übersetzen.

Solche Formulierungen erleichtern später die Tests. Das Team kann anhand eines konkreten Falls beurteilen, ob der Ablauf das vorgesehene Ergebnis erzeugt.

Wie detailliert muss die Prozessbeschreibung sein?

Dokumentieren Sie so genau, dass eine andere eingewiesene Person den Ablauf nachvollziehen und offene Entscheidungen erkennen kann.

Für die erste fachliche Beschreibung sind keine einzelnen Mausklicks nötig. Wichtiger sind Eingaben, Regeln, Zuständigkeiten und Ergebnisse. Technische Details werden ergänzt, wenn der Umsetzungsweg feststeht.

Ausnahmen, an die vorher niemand gedacht hat, zeigen sich im Pilot und werden dann ergänzt.

Achten Sie besonders auf unausgesprochenes Wissen. Formulierungen wie „das erkennt man dann schon“ oder „das machen wir wie immer“ weisen häufig auf eine noch fehlende Regel hin. Wo keine eindeutige Regel sinnvoll ist, dokumentieren Sie bewusst eine menschliche Entscheidung.

Die Vorlage an echten Fällen überprüfen

Gehen Sie die Beschreibung vor der Umsetzung mit mehreren repräsentativen Vorgängen durch:

• Ein vollständiger Standardfall.
• Ein Eingang mit fehlenden Angaben.
• Eine unklare Zuordnung.
• Ein unlesbarer Anhang.
• Eine mögliche Dublette oder Änderung.
• Eine fehlgeschlagene Übergabe.

Prüfen Sie bei jedem Fall, ob der nächste Schritt klar ist, ob eine zuständige Person benannt ist und ob Eingang und Bearbeitungsstand nachvollziehbar bleiben.

Unterscheiden sich die Antworten der Beteiligten, sollte die Beschreibung an dieser Stelle präzisiert werden. Unklarheiten werden so sichtbar, bevor sie in einen automatisierten Ablauf übernommen werden.

Häufige Fragen

Muss ich für die Automatisierung BPMN verwenden?

Für eine erste Prozessaufnahme ist keine bestimmte Modellierungssprache wie BPMN (Business Process Model and Notation) erforderlich. Eine strukturierte Tabelle reicht aus, um einen begrenzten Ablauf zu beschreiben. Bei vielen Verzweigungen kann ein ergänzendes Prozessdiagramm die Abstimmung erleichtern.

Was tun, wenn verschiedene Mitarbeitende unterschiedlich vorgehen?

Erfassen Sie die Unterschiede und klären Sie ihren Grund. Manche Varianten sind fachlich erforderlich, andere lassen sich vereinheitlichen. Erst danach wird festgelegt, welche Regeln der geplante Ablauf verwenden soll.

Wann sollte die Dokumentation aktualisiert werden?

Aktualisieren Sie die Dokumentation, sobald sich Anforderungen, Zuständigkeiten, Eingangsformate oder beteiligte Systeme ändern. Benennen Sie eine verantwortliche Stelle und halten Sie Version, Freigabe und relevante Änderungen nachvollziehbar fest.

Von der Prozessbeschreibung zum ersten automatisierten Ablauf

Wählen Sie einen Vorgang, der Ihrem Team regelmäßig Arbeit macht. Ob Sie die Vorlage schon ausgefüllt haben oder erst wissen, dass dieser Ablauf nervt, spielt für den Einstieg keine Rolle.

Verknüpfwerk schaut mit Ihnen auf den Ablauf und die vorhandenen Systeme. Gemeinsam klären wir, welche Tätigkeiten sich übernehmen lassen, wo eine menschliche Freigabe sinnvoll bleibt und wie ein kleiner Pilot aussehen kann.

Besprechen Sie Ihren Ablauf mit Verknüpfwerk. Das Erstgespräch dauert 30 Minuten und ist kostenlos.

Zuletzt aktualisiert am 3. Oktober 2026