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Bestellungen, Rechnungen und Anfragen kommen über drei Wege gleichzeitig herein. Der Ablauf führt sie zusammen, damit das nicht länger von Hand passiert.
Mehr entdeckenLösung / Automatische BestellerfassungBestellungen erfassen.
Bestellungen erfassen.
Ohne doppelte Handarbeit.
Bestellungen kommen als PDF, im Fließtext oder als Tabelle. Der Ablauf liest heraus, was darin steht, bereitet den Auftrag vor und schickt die Eingangsbestätigung raus. Was nicht zusammenpasst, geht an den Innendienst.
Vom Eingang bis zur Bearbeitung
- Eingang Bestellung übernehmen
- Verarbeitung Positionen auslesen
- Kontrolle Abweichungen klären
- Übergabe Auftrag vorbereiten
Beispielablauf · bei Ihnen auf Ihren Vorgang zugeschnitten
Ein ganz normaler BestelltagSo sieht es heute aus.
So sieht es heute aus.
Und so könnte es aussehen.
Heute
Dienstag, 8:30 Uhr
Zwölf Bestellungen sind über Nacht gekommen. Eine als PDF, eine im Fließtext der Mail, eine als Tabelle im Anhang.
Der Innendienst öffnet jede, sucht die Artikelnummern heraus, prüft ob die Bestellung schon mal da war und schreibt die Eingangsbestätigung.
Für zwölf Bestellungen geht der halbe Vormittag drauf.
Mit Verknüpfwerk
Dienstag, 8:30 Uhr
Die Bestellungen sind gelesen. Kunden, Artikel und Mengen stehen aufbereitet bereit, die Eingangsbestätigungen sind raus.
Wo etwas nicht zusammenpasste oder eine Bestellung doppelt kam, liegt der Fall beim Innendienst, mit dem Hinweis, woran es hakt.
Der Innendienst schaut nur noch auf die Fälle, bei denen es klemmt.
Beispielhafte Mengen. Die aufbereiteten Bestellungen gehen dorthin, wo Ihr Innendienst weiterarbeitet - direkt in die Warenwirtschaft, wenn sie sich ansprechen lässt, sonst als fertige Datei zum Einlesen.
Wo Automatisierung ansetzt
Ein durchgängiger Weg statt vieler Handgriffe.
Damit aus dem einen Dienstag der andere wird, muss der Ablauf drei Dinge können.
Angaben erfassen
Kunden, Positionen und Mengen aus der Bestellung auslesen, egal ob sie als PDF, als Tabelle oder im Fließtext kommt.
Stammdaten einbeziehen
Erkannte Angaben gegen Ihre Kunden- und Artikeldaten prüfen und Abweichungen kennzeichnen.
Freigegeben übergeben
Geprüfte Bestelldaten an die Warenwirtschaft übergeben, über ihre Schnittstelle oder als Datei, die sie einlesen kann.
So kann Ihr Ablauf aussehenVier Schritte.
Vier Schritte.
Ein klarer Bearbeitungsweg.
So sieht der Weg im Grundsatz aus. Wo jemand mitschaut und wo nicht, legen Sie fest.
- 01
Bestellung übernehmen
Eine E-Mail mit Bestellanhang löst den Ablauf aus.
- 02
Positionen auslesen
Artikelangaben, Mengen und die weiteren Felder, auf die es bei Ihnen ankommt, werden erfasst.
- 03
Abweichungen klären
Unbekannte Artikel, fehlende Kundendaten oder Sonderfälle werden vor der Übertragung geprüft.
- 04
Auftrag vorbereiten
Die freigegebenen Daten gehen über die Schnittstelle oder als Importdatei in Ihre Warenwirtschaft.
Menschen bleiben Teil des Ablaufs. Bevor der Ablauf live geht, legen wir gemeinsam fest, was geprüft wird, wer entscheidet und was passiert, wenn die Technik einmal streikt.
Bevor gebaut wirdErst zuhören.
Erst zuhören.
Dann bauen.
Das, was im Alltag weh tut, ist oft nur das Symptom. Wir suchen mit Ihnen das eigentliche Ziel dahinter. Daraus wird eine Lösung, die auch in zwei Jahren noch trägt.
- 01
Zuhören
Sie erzählen, wie es bei Ihnen läuft. Wir fragen nach, auch bei dem, was Ihnen selbstverständlich vorkommt.
- 02
Das Ziel finden
Nicht, was gerade nervt, sondern was am Ende dabei herauskommen soll. Das ist nicht immer dasselbe.
- 03
Passend bauen
Erst dann schlagen wir einen ersten Schritt vor. Klein genug zum Anfangen, groß genug, dass Sie den Unterschied merken.
Danach wissen Sie, was der erste Schritt kostet und was er bringen soll. Beides steht fest, bevor Sie zusagen.
Keine Sorge
Was sich für Sie nicht ändert.
Ihre Kunden merken nichts
Bestellungen dürfen weiter so kommen, wie sie kommen. Niemand muss ein Portal benutzen oder ein Formular ausfüllen.
Der Innendienst entscheidet
Preise, Sonderkonditionen und Verfügbarkeiten bleiben eine menschliche Entscheidung, solange Sie das nicht ausdrücklich anders wollen.
Ihre Warenwirtschaft bleibt
Wir ersetzen nichts. Der Ablauf bereitet vor und liefert zu.
Gut zu wissenIhre Fragen.
Ihre Fragen.
Konkret beantwortet.
Werden Preise und Lieferzusagen automatisch bestätigt?
Nein. Die Eingangsbestätigung sagt, dass die Bestellung angekommen ist, nicht was sie kostet und wann sie geliefert wird. Preis und Liefertermin bleiben beim Innendienst, solange Sie es nicht ausdrücklich anders festlegen.
Kann es passieren, dass eine Bestellung doppelt angelegt wird?
Genau dafür ist die Dublettenprüfung da. Der Ablauf gleicht jede Bestellung mit den Aufträgen ab, die in Ihrer Warenwirtschaft schon erfasst sind. Verglichen werden Absender, Bestellnummer und Positionen. Sieht eine Bestellung verdächtig nach einer zweiten aus, wird sie nicht angelegt, sondern dem Innendienst vorgelegt.
Wie lässt sich der Nutzen bewerten?
Im Pilot zählen wir mit. Wie lange dauert eine Bestellung heute, wie viele muss der Innendienst noch anfassen, wie gut sind die gelesenen Angaben. Nach ein paar Wochen steht dort eine Zahl aus Ihrem Betrieb und keine aus einer Broschüre.
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