01 / Lösung
E-Mail-Verarbeitung
Das Sammelpostfach sortiert sich vor. Nachrichten und Anhänge werden gelesen, klare Fälle beantwortet, unklare der zuständigen Person vorgelegt.
Mehr entdeckenAutomatisierung für SteuerkanzleienWeniger sortieren.
Weniger sortieren.
Mehr Zeit für Mandanten.
Mandantenunterlagen kommen auf jedem erdenklichen Weg herein. Der Ablauf erkennt, worum es geht, ordnet dem richtigen Mandanten zu und legt benannt ab. Die fachliche Beurteilung bleibt bei Ihren Leuten.
Vom Eingang bis zur Bearbeitung
- Eingang Mandantenpost geht ein
- Verarbeitung Aus Inhalt werden Daten
- Kontrolle Sie behalten die Kontrolle
- Übergabe Die Bearbeitung kann beginnen
Beispielablauf · bei Ihnen auf Ihren Vorgang zugeschnitten
Wo Automatisierung ansetzt
Mehr Raum für die eigentliche Arbeit.
An der Kanzleisoftware liegt es nicht. Der Engpass sitzt davor. Der eine Mandant lädt brav hoch, der nächste schickt acht Handyfotos per Mail, der dritte bringt den Ordner vorbei. Drei Wege, drei Formen. Zusammengeführt wird das von Hand.
Unterlagen zuordnen
Der Ablauf erkennt den Dokumenttyp - Rechnung, Kontoauszug, Vertrag - und schlägt den passenden Mandanten vor.
Bearbeitung vorbereiten
Aus dem Dokument werden Datum, Betrag und Belegnummer gelesen. Die Datei heißt danach nicht mehr IMG_2281.jpg.
Ausnahme sichtbar machen
Wenn der Mandant nicht eindeutig ist oder eine Seite unlesbar, wird nicht geraten. Der Fall geht an die zuständige Person.
So kann Ihr Ablauf aussehenVier Schritte.
Vier Schritte.
Ein klarer Bearbeitungsweg.
So sieht der Weg im Grundsatz aus. Wo jemand mitschaut und wo nicht, legen Sie fest.
- 01
Mandantenpost geht ein
Ein Postfach, das Sie uns nennen, gibt Nachricht und Anhänge weiter.
- 02
Unterlagen werden erkannt
Der Ablauf liest den Inhalt und ordnet dem Mandanten zu, soweit es eindeutig ist.
- 03
Das Team prüft Sonderfälle
Alles, was nicht sicher ist, landet zur Sichtung auf dem Tisch. Nichts wandert ungeprüft weiter.
- 04
Bearbeitung kann beginnen
Die freigegebenen Unterlagen liegen benannt und sortiert dort, wo Ihr Team sie sucht. Lässt sich Ihre Kanzleisoftware ansprechen, gehen sie direkt dorthin.
Menschen bleiben Teil des Ablaufs. Bevor der Ablauf live geht, legen wir gemeinsam fest, was geprüft wird, wer entscheidet und was passiert, wenn die Technik einmal streikt.
Bevor gebaut wirdErst zuhören.
Erst zuhören.
Dann bauen.
Das, was im Alltag weh tut, ist oft nur das Symptom. Wir suchen mit Ihnen das eigentliche Ziel dahinter. Daraus wird eine Lösung, die auch in zwei Jahren noch trägt.
- 01
Zuhören
Sie erzählen, wie es bei Ihnen läuft. Wir fragen nach, auch bei dem, was Ihnen selbstverständlich vorkommt.
- 02
Das Ziel finden
Nicht, was gerade nervt, sondern was am Ende dabei herauskommen soll. Das ist nicht immer dasselbe.
- 03
Passend bauen
Erst dann schlagen wir einen ersten Schritt vor. Klein genug zum Anfangen, groß genug, dass Sie den Unterschied merken.
Danach wissen Sie, was der erste Schritt kostet und was er bringen soll. Beides steht fest, bevor Sie zusagen.
Gut zu wissenIhre Fragen.
Ihre Fragen.
Konkret beantwortet.
Funktioniert das mit unserer Kanzleisoftware?
Das sagen wir Ihnen, sobald wir wissen, welche Sie einsetzen. Der größere Teil der Arbeit passiert ohnehin davor - lesen, zuordnen, benennen, ablegen. Dafür genügen ein Postfach und ein Ordner.
Übernimmt die Plattform die steuerliche Prüfung?
Der beschriebene Ablauf strukturiert und überträgt Unterlagen. Steuerliche Beurteilungen und die fachliche Verantwortung bleiben bei Ihrer Kanzlei.
Womit starten wir am besten?
Mit einem häufigen Belegtyp und einem Postfach. Daran sieht man schnell, wie gut die Zuordnung trifft und wie viel Handarbeit übrig bleibt.
Passend dazu
Diese Lösungen passen zu Ihrem Alltag.
- 02 / Lösung
Digitale Postverarbeitung
Aus dem Scan-Stapel wird eine sortierte Ablage. Jedes Dokument bekommt einen sprechenden Namen und liegt dort, wo Ihr Team es sucht.
Mehr entdecken
Mit einem Ablauf beginnenLassen Sie uns Ihren
Lassen Sie uns Ihren
Ablauf gemeinsam ansehen.
Bringen Sie ein Beispiel aus Ihrem Alltag mit.
Wir prüfen gemeinsam einen sinnvollen Einstieg.