01 / Lösung
E-Mail-Verarbeitung
Das Sammelpostfach sortiert sich vor. Nachrichten und Anhänge werden gelesen, klare Fälle beantwortet, unklare der zuständigen Person vorgelegt.
Mehr entdeckenAutomatisierung für KommunenWeniger Nachsortieren.
Weniger Nachsortieren.
Mehr Zeit für Bürgeranliegen.
Der Antrag kommt über das Onlineformular und wird trotzdem ausgedruckt und abgetippt. Der Ablauf prüft Unterlagen auf Vollständigkeit vor, damit die Sachbearbeitung dort anfangen kann, wo ihre Arbeit wirklich beginnt.
Vom Eingang bis zur Bearbeitung
- Eingang Ein Antrag trifft ein
- Verarbeitung Unterlagen werden abgeglichen
- Kontrolle Fehlendes wird geklärt
- Übergabe Der Vorgang wird übergeben
Beispielablauf · bei Ihnen auf Ihren Vorgang zugeschnitten
Wo Automatisierung ansetzt
Mehr Raum für die eigentliche Arbeit.
Der Antrag kommt längst digital herein. Nur endet der digitale Weg oft am Behördeneingang. Ausgedruckt, auf Vollständigkeit geprüft, ins Fachverfahren übertragen.
Eingänge vereinheitlichen
Was über das Onlineformular, per Mail oder als Scan hereinkommt, läuft ab dem Eingang denselben Weg.
Vollständigkeit vorprüfen
Der Ablauf prüft gegen die Checkliste, die Ihre Fachabteilung freigegeben hat. Was fehlt, steht im Vorgang.
Sachbearbeitung vorbereiten
Die Sachbearbeitung bekommt einen vorbereiteten Fall statt eines Stapels. Unklares geht gezielt an die zuständige Person.
So kann Ihr Ablauf aussehenVier Schritte.
Vier Schritte.
Ein klarer Bearbeitungsweg.
So sieht der Weg im Grundsatz aus. Wo jemand mitschaut und wo nicht, legen Sie fest.
- 01
Ein Antrag trifft ein
Antrag und Anlagen kommen über den Weg herein, den Sie heute schon nutzen.
- 02
Unterlagen werden abgeglichen
Der Ablauf hakt das Vorhandene ab und markiert, was fehlt.
- 03
Fehlendes wird geklärt
Für die fehlende Unterlage liegt ein Rückfrageentwurf bereit. Ob er rausgeht, entscheidet Ihr Haus.
- 04
Der Vorgang wird übergeben
Die Sachbearbeitung sieht auf einen Blick, was vorliegt und was noch offen ist.
Menschen bleiben Teil des Ablaufs. Bevor der Ablauf live geht, legen wir gemeinsam fest, was geprüft wird, wer entscheidet und was passiert, wenn die Technik einmal streikt.
Bevor gebaut wirdErst zuhören.
Erst zuhören.
Dann bauen.
Das, was im Alltag weh tut, ist oft nur das Symptom. Wir suchen mit Ihnen das eigentliche Ziel dahinter. Daraus wird eine Lösung, die auch in zwei Jahren noch trägt.
- 01
Zuhören
Sie erzählen, wie es bei Ihnen läuft. Wir fragen nach, auch bei dem, was Ihnen selbstverständlich vorkommt.
- 02
Das Ziel finden
Nicht, was gerade nervt, sondern was am Ende dabei herauskommen soll. Das ist nicht immer dasselbe.
- 03
Passend bauen
Erst dann schlagen wir einen ersten Schritt vor. Klein genug zum Anfangen, groß genug, dass Sie den Unterschied merken.
Danach wissen Sie, was der erste Schritt kostet und was er bringen soll. Beides steht fest, bevor Sie zusagen.
Gut zu wissenIhre Fragen.
Ihre Fragen.
Konkret beantwortet.
Entscheidet die Automatisierung über einen Antrag?
Nein. Der Ablauf nimmt auf und prüft, ob alles da ist. Ob ein Anspruch besteht, entscheidet weiterhin die Sachbearbeitung. Sie bekommt den Vorgang dafür vorsortiert auf den Tisch.
Kann Verknüpfwerk unser Fachverfahren anbinden?
Sagen Sie uns, welches es ist, dann sehen wir es uns an. Lässt es sich von außen ansprechen, übergeben wir direkt. Tut es das nicht, bekommt die Sachbearbeitung den geprüften Vorgang in der Form, mit der sie weiterarbeiten kann.
Muss sofort die ganze Verwaltung umgestellt werden?
Nein. Ein Antragstyp oder ein Posteingang genügt zum Anfangen. Was danach als Nächstes drankommt, entscheidet die Verwaltung, wenn sie am ersten Ablauf gesehen hat, was er bringt.
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- 02 / Lösung
Digitale Postverarbeitung
Aus dem Scan-Stapel wird eine sortierte Ablage. Jedes Dokument bekommt einen sprechenden Namen und liegt dort, wo Ihr Team es sucht.
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