01 / Lösung
E-Mail-Verarbeitung
Das Sammelpostfach sortiert sich vor. Nachrichten und Anhänge werden gelesen, klare Fälle beantwortet, unklare der zuständigen Person vorgelegt.
Mehr entdeckenAutomatisierung für RechtsanwaltskanzleienWeniger Postwege.
Weniger Postwege.
Mehr Überblick.
Eingangspost sortieren kostet jeden Morgen Zeit, bevor die eigentliche Arbeit beginnt. Der Ablauf ordnet Schreiben der richtigen Akte zu und legt sie bereit. Fristen und fachliche Entscheidungen bleiben in Ihrer Kanzlei.
Vom Eingang bis zur Bearbeitung
- Eingang Ein Schreiben trifft ein
- Verarbeitung Merkmale werden ausgelesen
- Kontrolle Zuordnung wird geprüft
- Übergabe Die Bearbeitung kann beginnen
Beispielablauf · bei Ihnen auf Ihren Vorgang zugeschnitten
Wo Automatisierung ansetzt
Mehr Raum für die eigentliche Arbeit.
Mandantenmails, gescannte Briefe, Anlagen aus allen Richtungen. Jedes Schreiben muss zur richtigen Akte, bevor überhaupt jemand inhaltlich damit arbeiten kann. Dieses Sortieren macht heute ein Mensch.
Eingänge strukturieren
Eingänge werden nach Art sortiert und der zuständigen Person zugeleitet, statt zentral liegen zu bleiben.
Aktenzuordnung vorbereiten
Steht ein Aktenzeichen im Schreiben, wird es gelesen und die Akte vorgeschlagen. Bei Zweifeln entscheidet das Kanzleiteam.
Übergaben nachvollziehen
Jeder Schritt wird festgehalten. Man kann später nachsehen, wann ein Dokument wo war und wann es freigegeben wurde.
So kann Ihr Ablauf aussehenVier Schritte.
Vier Schritte.
Ein klarer Bearbeitungsweg.
So sieht der Weg im Grundsatz aus. Wo jemand mitschaut und wo nicht, legen Sie fest.
- 01
Ein Schreiben trifft ein
Ein Schreiben liegt als Datei vor, aus dem Postfach oder aus dem Scanner.
- 02
Merkmale werden ausgelesen
Absender, Art des Schreibens und Aktenzeichen werden gelesen, soweit sie darin stehen.
- 03
Zuordnung wird geprüft
Passt die Akte nicht eindeutig, entscheidet das Kanzleiteam. Sensible Sachen gehen ohnehin immer über einen Menschen.
- 04
Unterlagen bereitgestellt
Das Schreiben liegt benannt und zugeordnet bereit, damit die Bearbeitung beginnen kann.
Menschen bleiben Teil des Ablaufs. Bevor der Ablauf live geht, legen wir gemeinsam fest, was geprüft wird, wer entscheidet und was passiert, wenn die Technik einmal streikt.
Bevor gebaut wirdErst zuhören.
Erst zuhören.
Dann bauen.
Das, was im Alltag weh tut, ist oft nur das Symptom. Wir suchen mit Ihnen das eigentliche Ziel dahinter. Daraus wird eine Lösung, die auch in zwei Jahren noch trägt.
- 01
Zuhören
Sie erzählen, wie es bei Ihnen läuft. Wir fragen nach, auch bei dem, was Ihnen selbstverständlich vorkommt.
- 02
Das Ziel finden
Nicht, was gerade nervt, sondern was am Ende dabei herauskommen soll. Das ist nicht immer dasselbe.
- 03
Passend bauen
Erst dann schlagen wir einen ersten Schritt vor. Klein genug zum Anfangen, groß genug, dass Sie den Unterschied merken.
Danach wissen Sie, was der erste Schritt kostet und was er bringen soll. Beides steht fest, bevor Sie zusagen.
Gut zu wissenIhre Fragen.
Ihre Fragen.
Konkret beantwortet.
Kann ich die Fristenkontrolle damit ersetzen?
Nein. Das soll er auch nicht. Fristen sind der Punkt, an dem eine Kanzlei haftet. Die bleiben in Ihrer Fristenkontrolle und bei der Person, die dafür zuständig ist. Der Ablauf sortiert die Post davor, damit dieser Person nichts untergeht.
Was passiert bei einem falschen oder fehlenden Aktenzeichen?
Dann wird nicht geraten. Das Schreiben landet zur Zuordnung bei Ihrem Team, zusammen mit dem, was der Ablauf trotzdem erkannt hat - Absender, Datum und Art des Schreibens.
Wer sieht die Dokumente?
Nur die Personen, die Sie dafür vorsehen. Wer welche Akte sehen darf, bilden wir so ab, wie es in Ihrer Kanzlei gilt. Und welches KI-Modell ein Dokument überhaupt zu sehen bekommt, legen wir vorher gemeinsam fest. Beim Mandatsgeheimnis ist das keine Nebensache.
Passend dazu
Diese Lösungen passen zu Ihrem Alltag.
- 02 / Lösung
Digitale Postverarbeitung
Aus dem Scan-Stapel wird eine sortierte Ablage. Jedes Dokument bekommt einen sprechenden Namen und liegt dort, wo Ihr Team es sucht.
Mehr entdecken
Mit einem Ablauf beginnenLassen Sie uns Ihren
Lassen Sie uns Ihren
Ablauf gemeinsam ansehen.
Bringen Sie ein Beispiel aus Ihrem Alltag mit.
Wir prüfen gemeinsam einen sinnvollen Einstieg.