Ein Antrag, drei Eingänge: Formular, E-Mail und Scan in einem Vorgang
So ordnet ein Ablauf Formular, E-Mail und Scan dem richtigen Vorgang zu, ohne dass jemand Dateien sucht. Die Entscheidung bleibt bei der Sachbearbeitung.
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Angenommen, ein Verein plant im Juni ein Straßenfest und beantragt dafür die Nutzung einer Gemeindestraße. Neben dem Antrag verlangt die Gemeinde in diesem Beispiel einen Lageplan und einen Versicherungsnachweis. Der Antrag geht am Montag über das Onlineformular ein. Am Mittwoch reicht die Vorsitzende den Lageplan per E-Mail nach. Eine Vorgangsnummer nennt sie dabei nicht, im Betreff steht lediglich „Unser Fest im Juni“. Am Freitag folgt der Versicherungsnachweis mit der Papierpost.
Das Lesen der Unterlagen ist meist nicht der aufwendige Teil. Zeit kostet vor allem die Frage, zu welchem Vorgang ein Eingang gehört. Diese Frage muss heute bei jeder Nachreichung erneut von einer Person im Team beantwortet werden.
Dieser Beitrag vertieft den ersten Schritt aus unserem Leitfaden zur Antragsvorprüfung.
Welche Hinweise liefern Formular, E-Mail und Scan?
Jeder Eingangskanal liefert andere Anhaltspunkte dafür, zu welchem Vorgang ein Eingang gehört.
| Eingang | Wie der Ablauf den Eingang erhält | Was für die Zuordnung vorliegt |
|---|---|---|
| Onlineformular | Das Portal übergibt Angaben und Anlagen in einem Aufruf an den Ablauf. Alternativ wird ein Export abgeholt. | Antragstyp und Angaben liegen in strukturierten Feldern vor. Mit diesem Eingang wird der Vorgang angelegt. |
| Der Ablauf ruft das Funktionspostfach in festen Abständen ab. | Absender, Betreff, Nachrichtentext und Anhänge. Eine Vorgangsnummer nur, wenn sie angegeben wurde. | |
| Scan | Der Scanner legt die Dateien in einem Netzwerkordner ab. Der Ablauf prüft diesen Ordner nach einem festen Zeitplan. | Die Angaben auf dem Papierdokument, die über eine Texterkennung lesbar gemacht werden. |
Wo Vorgänge und Vorgangsnummern gespeichert werden
Die Plattform von Verknüpfwerk speichert selbst keine Vorgänge. Sie verarbeitet Eingänge und gibt das Ergebnis an die Systeme der Kommune weiter. Vorgänge, Dokumente und Vorgangsnummern liegen dauerhaft ausschließlich dort.
- Mit Fachverfahren: Bietet das Fachverfahren, also die Fachsoftware der Sachbearbeitung, eine Schnittstelle, legt der Ablauf den Vorgang dort an. Die Vorgangsnummer vergibt das Fachverfahren, der Ablauf gibt sie in der Eingangsbestätigung weiter. Bei jedem späteren Eingang fragt er im Fachverfahren nach, ob ein passender offener Vorgang existiert. Ist das der Fall, legt er die Anlage direkt dort ab. Eine eigene Liste der Vorgänge führt die Plattform nicht.
- Mit einer geordneten Ablage: Gibt es keine Schnittstelle, genügt eine einfache Ordnerstruktur, beispielsweise auf einem Dateiserver oder in einem WebDAV-Speicher der Kommune. Der Ablauf kann die Vorgangsnummer in diesem Fall selbst erzeugen. Gespeichert wird sie jedoch in der Ablage der Kommune, als Name des Vorgangsordners. Bei jedem späteren Eingang prüft der Ablauf die vorhandenen Ordner, um den passenden Vorgang zu finden.
In beiden Fällen erhält jede Datei einen eigenen Namen mit Eingangsdatum und Eingangsweg. Eine korrigierte Fassung überschreibt deshalb keine frühere Version. Wird eine Anlage mit gleichem Namen und gleicher Größe wie eine bereits vorhandene Datei übermittelt, kennzeichnet der Ablauf sie als mögliche Doppelung. Ob es sich tatsächlich um dieselbe Datei oder um eine korrigierte Fassung handelt, entscheidet die zuständige Person.
Drei mögliche Ergebnisse für jeden Eingang
Jeder Eingang erhält nach einer festen Regel genau eines von drei Ergebnissen. So bleibt kein Eingang ohne Zuständigkeit liegen.
Eindeutig zugeordnet: Der Eingang enthält eine gültige Vorgangsnummer, beispielsweise im Betreff, im Nachrichtentext oder auf einem gescannten Anschreiben. Diese Prüfung erfolgt anhand eines festgelegten Musters und nicht über eine Einschätzung. Passt die Nummer zu einem offenen Vorgang, wird die Anlage dort abgelegt.
Zuordnung vorgeschlagen: Eine Vorgangsnummer fehlt, es gibt jedoch ausreichend Anhaltspunkte. Eine KI liest aus der E-Mail oder dem Scan die relevanten Angaben aus, etwa Absender, Verein, Veranstaltung und Datum. Das Ergebnis wird in fest vorgegebenen Feldern zurückgegeben und nicht als freier Text. Welches KI-Modell die Angaben ausliest, entscheidet die Kommune. Verknüpfwerk berät zur datenschutzkonformen Auswahl. Der Ablauf gleicht diese Angaben mit den offenen Vorgängen im Fachverfahren oder in der Ablage ab und schlägt einen passenden Vorgang vor. Die Zuordnung erfolgt erst, wenn eine zuständige Person den Vorschlag bestätigt.
Zuordnung offen: Weder eine Vorgangsnummer noch ein geeigneter Treffer liegen vor. Der Eingang wird mit allen erkannten Angaben an die zuständige Klärungsstelle weitergegeben. Ein offener Eingang führt dabei nicht automatisch zu einem neuen Antrag, da es sich auch um die Ergänzung eines bestehenden Vorgangs handeln kann.
Die Bestätigung eines Vorschlags erfolgt über einen Freigabe-Link, den die Sachbearbeitung per E-Mail erhält. Dort sind der Vorschlag und seine Begründung sichtbar. Die zuständige Person kann den Vorschlag bestätigen oder eine andere Vorgangsnummer eintragen. Für die Antwort gilt eine festgelegte Frist. Wird sie nicht eingehalten, geht der Eingang automatisch in die Klärung, statt unbemerkt liegen zu bleiben.
Das Beispiel im Verlauf einer Woche
Für den Antrag zum Straßenfest könnte die Bearbeitung im Laufe der Woche so aussehen:
| Tag | Eingang | Verarbeitung | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| Montag | Onlineformular mit Beschreibung des Festes | Vorgang im Fachverfahren oder als Ordner in der Ablage anlegen, Vorgangsnummer in der Eingangsbestätigung gut sichtbar angeben | Vorgang angelegt, Lageplan und Versicherungsnachweis stehen noch aus |
| Mittwoch | E-Mail „Unser Fest im Juni“ mit Lageplan | Keine Vorgangsnummer gefunden. Die KI erkennt Verein und Datum, der Ablauf findet genau einen passenden offenen Vorgang. | Vorschlag an die Sachbearbeitung, nach Bestätigung liegt der Lageplan im Vorgang |
| Donnerstag | Der Lageplan wird zur Sicherheit erneut per E-Mail geschickt | Im Vorgang liegt bereits eine Datei mit gleichem Namen und gleicher Größe | Als mögliche Doppelung gekennzeichnet, keine Datei überschrieben |
| Freitag | Scan des Versicherungsnachweises mit Vorgangsnummer auf dem Anschreiben | Die Texterkennung liest die Vorgangsnummer, sie passt zu einem offenen Vorgang | Eindeutig zugeordnet, Unterlagen vollständig |
Die Sachbearbeitung erhält damit am Ende der Woche einen vollständigen Vorgang. Dafür waren lediglich zwei kurze Entscheidungen zum Lageplan erforderlich. Eine Suche nach Dateien war nicht nötig.
Das Beispiel zeigt außerdem, wie wichtig eine gut sichtbare Vorgangsnummer ist. Jede Nachreichung, die diese Nummer enthält, kann ohne menschliche Entscheidung zugeordnet werden. Es lohnt sich deshalb, die Nummer in Eingangsbestätigungen, Rückfragen und Formularen deutlich anzugeben. So sinkt die Zahl der Klärungsfälle bereits vor dem Start des Ablaufs.
Wie der Ablauf technisch aufgebaut ist
Technisch besteht die Lösung aus drei kleinen Abläufen, einem je Eingangsweg. Sie nehmen den Eingang entgegen und bereiten ihn auf. Die eigentliche Zuordnung übernimmt ein gemeinsamer Baustein, den alle drei Abläufe verwenden.
Dadurch sind die Zuordnungsregeln nur an einer Stelle hinterlegt. Ändert sich beispielsweise das Format der Vorgangsnummer oder kommt ein weiterer Eingangsweg hinzu, muss nur dieser Baustein angepasst werden. Jede Änderung wird als neue Version angelegt. Ein Eingang, dessen Verarbeitung bereits läuft, wird nach der bisherigen Regel zu Ende geführt. Alle späteren Eingänge, auch Nachreichungen, prüft die neue Version. Frühere Versionen bleiben nachvollziehbar.
Jeder Lauf wird protokolliert. Daraus geht hervor, welcher Eingang verarbeitet wurde, welche Regel gegriffen hat und wann ein Vorschlag mit welcher Begründung bestätigt wurde. Wird eine KI eingesetzt, wird zusätzlich festgehalten, welches Modell bei welchem Anbieter verwendet wurde. Mehr über die Plattform erfahren Sie auf der Seite Plattform.
Was vor dem Start geklärt sein sollte
Ob ein Eingangsweg angebunden werden kann, hängt von einigen Voraussetzungen ab:
- Formular: Kann das Portal Angaben und Anlagen an eine Adresse übergeben oder als Export bereitstellen?
- Postfach: Gibt es ein Funktionspostfach mit verschlüsseltem Zugang, das für diesen Zweck freigegeben werden kann?
- Scan: Legt der Scanner seine Dateien in einem Ordner ab, der über SFTP oder WebDAV erreichbar ist?
- Ablage: Werden die Vorgänge in einem Fachverfahren mit Schnittstelle geführt oder in einer Ordnerstruktur, auf die der Ablauf zugreifen kann?
- Zuständigkeit: Wer bestätigt Vorschläge, wer klärt offene Eingänge und wer übernimmt jeweils die Vertretung?
Ist eine Voraussetzung noch nicht erfüllt, startet der Pilot mit den übrigen Eingangswegen, am besten mit dem Weg, über den heute die meisten schwer zuzuordnenden Nachreichungen eingehen. Welcher Antragstyp sich dafür eignet, beschreibt die Arbeitshilfe Welcher Antrag eignet sich für den Anfang?
Wo muss Ihr Team heute noch Eingänge zusammensuchen?
Ein guter Ausgangspunkt ist ein Antrag, dessen Unterlagen regelmäßig über mehrere Wege eingehen. Daran lässt sich schnell erkennen, welche Zuordnungen Zeit kosten und welche Eingänge bereits heute eine Vorgangsnummer mitbringen könnten.
Bringen Sie Ihren Ablauf in ein kostenloses Erstgespräch mit. In 30 Minuten betrachten wir einen konkreten Antrag und klären, welche Eingänge es gibt, was sich anbinden lässt und wo Ihr Team die Entscheidung behält.
Zuletzt aktualisiert am 16. Oktober 2026
