01 / Branche
Kommunen
Anträge kommen digital herein und werden trotzdem abgetippt. Der Ablauf prüft sie auf Vollständigkeit vor, damit die Sachbearbeitung beim Fachlichen anfangen kann.
Mehr entdeckenLösung / AntragsvorprüfungVollständige Unterlagen.
Vollständige Unterlagen.
Ein klarer nächster Schritt.
Jeder Antrag wird gegen die Checkliste geprüft, die Ihre Fachabteilung freigegeben hat. Fehlt etwas, steht es im Vorgang. Die Sachbearbeitung bekommt keinen Stapel, sondern einen vorbereiteten Fall.
Vom Eingang bis zur Bearbeitung
- Eingang Antrag aufnehmen
- Verarbeitung Checkliste abgleichen
- Kontrolle Offene Punkte bearbeiten
- Übergabe An Sachbearbeitung übergeben
Beispielablauf · bei Ihnen auf Ihren Vorgang zugeschnitten
Ein Antrag kommt anSo sieht es heute aus.
So sieht es heute aus.
Und so könnte es aussehen.
Heute
Der Antrag liegt vor
Der Antrag kam über das Onlineformular. Ausgedruckt liegt er jetzt mit fünf Anlagen auf dem Schreibtisch.
Die Sachbearbeitung geht die Pflichtangaben durch, hakt die Anlagen ab, merkt dass eine Bescheinigung fehlt und schreibt eine Rückfrage.
Bis zur fachlichen Prüfung ist noch nichts passiert.
Mit Verknüpfwerk
Der Antrag liegt vor
Der Antrag ist gegen die Checkliste geprüft. Vier von fünf Anlagen sind da, die fehlende Bescheinigung ist markiert.
Ein Entwurf für die Rückfrage liegt bereit. Wer ihn abschickt und ob überhaupt, entscheidet die zuständige Stelle.
Die Sachbearbeitung beginnt dort, wo ihre Arbeit anfängt, nämlich bei der fachlichen Prüfung.
Wie lange die Vollständigkeitsprüfung bei Ihrem Antragstyp heute dauert, sehen wir im Pilot.
Wo Automatisierung ansetzt
Ein durchgängiger Weg statt vieler Handgriffe.
Damit aus dem einen Fall der andere wird, muss der Ablauf drei Dinge können.
Vollständigkeit abgleichen
Angaben und Nachweise gegen die Checkliste halten, die Ihre Fachabteilung für diesen Antragstyp freigegeben hat.
Rückfragen vorbereiten
Fehlendes zusammenstellen und die Rückfrage als Entwurf vorlegen, damit nur noch jemand draufschauen und abschicken muss.
Vorgänge geordnet übergeben
Unterlagen zusammen mit dem Prüfstatus und offenen Punkten für die Sachbearbeitung bereitstellen.
So kann Ihr Ablauf aussehenVier Schritte.
Vier Schritte.
Ein klarer Bearbeitungsweg.
So sieht der Weg im Grundsatz aus. Wo jemand mitschaut und wo nicht, legen Sie fest.
- 01
Antrag aufnehmen
Antrag und Anlagen kommen über den Eingang herein, den Sie uns nennen.
- 02
Checkliste abgleichen
Der Ablauf geht die Pflichtangaben und Nachweise durch, die dieser Antragstyp verlangt.
- 03
Offene Punkte bearbeiten
Fehlendes wird markiert. Die Rückfrage liegt als Entwurf bei der Stelle, die sie abschicken darf.
- 04
An Sachbearbeitung übergeben
Die zuständige Stelle erhält den vorbereiteten Vorgang für die fachliche Bearbeitung.
Menschen bleiben Teil des Ablaufs. Bevor der Ablauf live geht, legen wir gemeinsam fest, was geprüft wird, wer entscheidet und was passiert, wenn die Technik einmal streikt.
Bevor gebaut wirdErst zuhören.
Erst zuhören.
Dann bauen.
Das, was im Alltag weh tut, ist oft nur das Symptom. Wir suchen mit Ihnen das eigentliche Ziel dahinter. Daraus wird eine Lösung, die auch in zwei Jahren noch trägt.
- 01
Zuhören
Sie erzählen, wie es bei Ihnen läuft. Wir fragen nach, auch bei dem, was Ihnen selbstverständlich vorkommt.
- 02
Das Ziel finden
Nicht, was gerade nervt, sondern was am Ende dabei herauskommen soll. Das ist nicht immer dasselbe.
- 03
Passend bauen
Erst dann schlagen wir einen ersten Schritt vor. Klein genug zum Anfangen, groß genug, dass Sie den Unterschied merken.
Danach wissen Sie, was der erste Schritt kostet und was er bringen soll. Beides steht fest, bevor Sie zusagen.
Keine Sorge
Was sich für Sie nicht ändert.
Die Entscheidung bleibt bei Ihnen
Geprüft wird nur, ob etwas da ist. Ob es reicht, entscheidet weiterhin die zuständige Stelle.
Ihre Checkliste gilt
Wir bringen keine eigene Prüflogik mit. Wir setzen um, was Ihre Fachabteilung freigegeben hat.
Ein Antragstyp genügt zum Anfangen
Es muss nicht die ganze Verwaltung umgestellt werden. Ein klar beschriebener Antrag reicht für den Anfang.
Gut zu wissenIhre Fragen.
Ihre Fragen.
Konkret beantwortet.
Prüft der Ablauf, ob ein Anspruch besteht?
Nein. Geprüft wird, ob alles da ist, nicht ob es reicht. Über den Anspruch entscheidet weiterhin die Sachbearbeitung. Sie bekommt den Vorgang dafür vorsortiert auf den Tisch.
Wie werden Änderungen der Anforderungen berücksichtigt?
Ändert sich die Checkliste, ändern wir den Ablauf und prüfen ihn an echten Fällen nach. Wer die Checkliste pflegt, sollte vorher feststehen, damit die Änderung nicht an einer einzelnen Person hängt.
Werden Rückfragen immer automatisch versendet?
Nur wenn Sie das so wollen. Zum Anfangen liegt die Rückfrage als Entwurf bei der Sachbearbeitung, jemand liest sie und schickt sie ab. Ob der Ablauf das später allein darf, entscheiden Sie, wenn Sie gesehen haben, wie er sich schlägt.
Passend dazu
Für diese Branchen relevant.
- 02 / Branche
Unternehmen
Bestellungen, Rechnungen und Anfragen kommen über drei Wege gleichzeitig herein. Der Ablauf führt sie zusammen, damit das nicht länger von Hand passiert.
Mehr entdecken
Wissen
Zum Weiterlesen
Antragsvorprüfung: Was ein Ablauf übernimmt und was bei der Sachbearbeitung bleibt
So prüfen Kommunen Unterlagen anhand klarer Checklisten und bereiten Rückfragen vor. Ein Leitfaden vom ersten Antragstyp bis zur Auswertung des Piloten.
Artikel lesenWelcher Antrag eignet sich für den Anfang?
Eine Arbeitshilfe für Fachbereich und IT. Mit Zielfrage, Ausschlussfragen, Kriterien und Bewertungsbogen lässt sich der erste Pilot strukturiert auswählen.
Artikel lesenEin Antrag, drei Eingänge: Formular, E-Mail und Scan in einem Vorgang
So ordnet ein Ablauf Formular, E-Mail und Scan dem richtigen Vorgang zu, ohne dass jemand Dateien sucht. Die Entscheidung bleibt bei der Sachbearbeitung.
Artikel lesen
Mit einem Ablauf beginnenLassen Sie uns Ihren
Lassen Sie uns Ihren
Ablauf gemeinsam ansehen.
Bringen Sie ein Beispiel aus Ihrem Alltag mit.
Wir prüfen gemeinsam einen sinnvollen Einstieg.