Welcher Antrag eignet sich für den Anfang?
Eine Arbeitshilfe für Fachbereich und IT. Mit Zielfrage, Ausschlussfragen, Kriterien und Bewertungsbogen lässt sich der erste Pilot strukturiert auswählen.
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Im Fachbereich gibt es meist mehrere Ideen für einen ersten Automatisierungspilot.
Für die Auswahl ist keine umfangreiche Projektdokumentation nötig. Hilfreicher ist ein Termin mit den Mitarbeitenden, die die Anträge heute bearbeiten. Was die Vorprüfung selbst leistet, beschreibt unser Leitfaden zur Antragsvorprüfung.
Schritt 1: Das Ziel des Piloten festlegen
Bevor Kandidaten verglichen werden, sollte eine Frage geklärt sein, die in der Praxis häufig übersprungen wird: Was soll sich nach dem Pilot für die Sachbearbeitung verändern?
„Wir möchten automatisieren“ beschreibt noch kein Ziel. Geeignete Ziele lauten beispielsweise:
- Die Sachbearbeitung beginnt nur noch mit vollständigen Vorgängen.
- Rückfragen zu fehlenden Unterlagen werden am Tag des Eingangs versendet und nicht erst in der Folgewoche.
- Nachreichungen müssen nicht mehr in mehreren Postfächern gesucht werden.
Das Ziel beeinflusst, welcher Kandidat am besten geeignet ist. Stehen schnellere Rückfragen im Vordergrund, ist ein Antrag mit vielen unvollständigen Eingängen interessanter als ein Antrag mit besonders hoher Fallzahl. Halten Sie das Ziel deshalb in einem Satz fest. Es dient später auch als Maßstab für die Auswertung des Piloten.
Schritt 2: Zwei Ausschlussfragen vor dem Vergleich
Zwei Fragen entscheiden darüber, ob ein Kandidat überhaupt in die engere Auswahl kommt. Lautet eine der Antworten „nein“, sollte dieser Antrag zunächst zurückgestellt werden.
Gibt es eine verantwortliche Person mit Vertretung? Ein Ablauf benötigt eine zuständige Stelle, die die Checkliste pflegt, unklare Fälle entscheidet und Freigaben erteilt. Fehlt diese Zuständigkeit, bleiben Sonderfälle leicht unbearbeitet liegen.
Kann das Ergebnis dort ankommen, wo gearbeitet wird? Das Fachverfahren, also die Fachsoftware der Sachbearbeitung, kann das Ergebnis über eine Schnittstelle übernehmen. Ohne Schnittstelle kommt es als geordneter Vorgang in einer Ablage der Kommune an, die das Team tatsächlich nutzt. Muss ein vorbereiteter Vorgang anschließend erneut übertragen werden, entsteht kaum Entlastung.
Schritt 3: Vier Kriterien und ihre Leitfragen
Aufwand heute: Wie viel aktive Arbeitszeit kostet ein Vorgang heute, bevor die fachliche Bearbeitung beginnen kann? Dazu gehören das Suchen und Zuordnen von Unterlagen, das Prüfen auf Vollständigkeit und das Formulieren von Rückfragen. Multipliziert mit der Zahl der Vorgänge ergibt sich, wo die meiste Zeit verloren geht. Wartezeiten auf Nachreichungen zählen dabei nicht zur Bearbeitungszeit. Für einen Pilot sollten außerdem genügend Fälle eingehen, die die häufigen Varianten und typischen Ausnahmen abdecken. Bei seltenen Anträgen hilft ein längerer Testzeitraum oder die Nutzung geeigneter Fälle aus der Vergangenheit, sofern deren Nutzung geklärt ist.
Eindeutige Anforderungen: Eine hilfreiche Leitfrage lautet: Würden zwei erfahrene Mitarbeitende bei denselben Unterlagen zum gleichen Ergebnis der Vorprüfung kommen? Ist das nicht der Fall, sollten die Anforderungen zunächst abgestimmt werden. Bedingte Anforderungen, etwa zusätzliche Unterlagen ab einem bestimmten Betrag oder nur für bestimmte Antragsteller, schließen einen Antragstyp nicht aus. Sie müssen sich jedoch eindeutig beschreiben lassen.
Eingänge: Prüfen Sie etwa zehn tatsächliche Eingänge aus dem vergangenen Monat statt leerer Musterformulare. Uneinheitliche E-Mails, schlecht lesbare Scans oder fehlende Vorgangsnummern sprechen dabei nicht gegen einen Antrag. Häufig sind sie gerade der Teil, der heute die meiste Zeit kostet. Texterkennung und KI können auch uneinheitliche Unterlagen auslesen. Das KI-Modell wählt die Kommune selbst, Verknüpfwerk berät zur datenschutzkonformen Auswahl. Fehlen danach Angaben oder passen sie nicht zu den Prüfregeln, legt der Ablauf den Eingang zur Bestätigung vor. Wichtig ist vor allem, dass die Eingänge technisch erreichbar sind, etwa über ein Portal, ein Funktionspostfach oder einen Scanordner. Wie zuverlässig die Erkennung bei den eigenen Unterlagen gelingt, zeigt der Pilot.
Ausnahmen: Entscheidend ist weniger die Anzahl der Ausnahmen als die Frage, ob sie erkennbar sind. Ein Ablauf kann einen Sonderfall zuverlässig kennzeichnen und an eine zuständige Person weitergeben. Schwieriger wird es, wenn nahezu jeder Antrag zunächst eine individuelle fachliche Einschätzung benötigt, bevor feststeht, welche Unterlagen erforderlich sind.
Schritt 4: Kandidaten mit dem Bewertungsbogen vergleichen
Ordnen Sie jeden Kandidaten je Kriterium einer der drei Spalten zu. Auf eine Punktvergabe wird bewusst verzichtet, da eine Gesamtsumme verdecken kann, was für oder gegen einen Kandidaten spricht.
| Kriterium | Spricht dafür | Im Pilot berücksichtigen | Spricht dagegen |
|---|---|---|---|
| Aufwand heute | Viel Such-, Zuordnungs- oder Prüfarbeit je Vorgang | Aufwand schwankt stark über das Jahr | Kaum Vorarbeit je Vorgang |
| Eindeutige Anforderungen | Freigegebene Unterlagenliste und einheitliche Ergebnisse im Team | Einzelne Punkte werden unterschiedlich ausgelegt | Die Vorprüfung erfolgt je nach Person unterschiedlich |
| Eingänge | Erreichbar über Portal, Postfach oder Scanordner | Viele Scans, Fließtext oder fehlende Vorgangsnummern | Unterlagen gehen nur auf Wegen ein, die sich nicht anbinden lassen |
| Ausnahmen | Sonderfälle lassen sich erkennen und benennen | Viele Sonderfälle, die aber erkennbar sind | Fast jeder Antrag braucht vorab eine individuelle Einschätzung |
Die beiden Ausschlussfragen aus Schritt 2 sind nicht Teil der Tabelle. Sie sind eine Voraussetzung und keine Abwägung.
Beispiel: Drei Kandidaten im Vergleich
Angenommen, eine Kommune vergleicht drei Antragstypen:
- Antrag A kostet das Team heute die meiste Zeit. Die Unterlagenliste ist klar, die Nachweise kommen aber als Scans, Fotos und E-Mails ohne Vorgangsnummer. Dazu gibt es regelmäßig Sonderfälle.
- Antrag B geht fast immer vollständig über das Onlineformular ein und verursacht heute kaum Vorarbeit.
- Antrag C kostet ebenfalls viel Zeit, wird aber je nach Person unterschiedlich geprüft.
Antrag A wäre ein sinnvoller Einstieg. Seine Anforderungen sind klar. Den Aufwand verursachen gerade die uneinheitlichen Eingänge und Sonderfälle. Antrag B wäre technisch am einfachsten, würde aber wenig Entlastung zeigen. Bei Antrag C sollte zunächst die Prüflogik vereinheitlicht werden. Danach kann er ein guter zweiter Kandidat sein.
Schritt 5: Den Pilot in einem Steckbrief beschreiben
Aus der Auswahl entsteht ein kurzer Steckbrief. Er bildet die Grundlage für jedes weitere Gespräch, auch mit einem Anbieter wie Verknüpfwerk:
| Steckbrief | Beispiel für Antrag A |
|---|---|
| Ziel | Die Sachbearbeitung beginnt nur noch mit vollständigen Vorgängen. |
| Umfang | Antrag A mit Eingängen über das Funktionspostfach und den Scanordner |
| Aufgaben des Ablaufs | Unterlagen zuordnen, mit der freigegebenen Checkliste abgleichen, Rückfragen als Entwurf vorbereiten |
| Entscheidungen durch Menschen | Unklare Zuordnungen, Freigaben und die fachliche Bewertung |
| Erfolg | Eine vorab festgelegte Qualität der Vorprüfung und weniger Suchaufwand, gemessen an vergleichbaren Fällen vor und während des Piloten |
Für den Start empfiehlt sich ein vorsichtiges Vorgehen. Der Ablauf verarbeitet echte Eingänge, versendet jedoch nichts ohne Freigabe. Jede Rückfrage wird zunächst als Entwurf an die Sachbearbeitung gegeben, die sie prüft und anschließend versendet. So kann das Team von Beginn an beurteilen, ob die Ergebnisse zutreffen.
Ändert sich während des Piloten eine Regel, wird eine neue Version des Ablaufs angelegt. Ein Eingang, dessen Verarbeitung bereits läuft, wird nach der bisherigen Regel zu Ende geführt. Alle späteren Eingänge, auch Nachreichungen, prüft die neue Version. Jeder Lauf wird protokolliert. Daraus geht auch hervor, welche Fälle in die Klärung gegangen sind und wie dort entschieden wurde. Diese Läufe werten wir am Ende des Piloten gemeinsam mit Ihnen aus. Welche Kennzahlen sich dafür eignen, beschreibt der Leitfaden zur Antragsvorprüfung.
Zwei typische Fehler bei der Auswahl
Zu viele Varianten gleichzeitig aufnehmen: Mehrere Antragstypen und alle Eingangswege auf einmal erhöhen den Abstimmungsbedarf deutlich. Erweiterungen lassen sich gezielter planen, wenn der erste Ablauf ausgewertet ist.
Das Ziel erst nach dem Start festlegen: Ohne ein vorab vereinbartes Ziel bleibt unklar, ob ein technisch funktionierender Ablauf den Fachbereich tatsächlich entlastet.
Welcher Antrag ist in Ihrer Kommune ein sinnvoller Anfang?
Vor einem ersten Gespräch müssen Sie sich noch nicht auf ein Projekt festlegen. Hilfreich sind:
- Zwei oder drei mögliche Kandidaten mit einem kurzen Satz zum Ziel.
- Die aktuell verwendete Unterlagen- oder Prüfliste.
- Einige tatsächliche, auch unvollständige Eingänge, sofern deren Nutzung geklärt ist.
- Die Namen der Systeme, in denen die Vorgänge heute bearbeitet werden.
Besprechen Sie Ihre Kandidaten mit Verknüpfwerk. Im kostenlosen, 30-minütigen Erstgespräch gehen wir den Bewertungsbogen gemeinsam durch und klären, bei welchem Antrag sich der Einstieg am meisten lohnt.
Zuletzt aktualisiert am 16. Oktober 2026
