Sicherheit und Datenschutz bei Verknüpfwerk Connect.

Wo liegen Ihre Daten und wie lange bleiben sie?

Vorgänge, Dokumente und Stammdaten bleiben dauerhaft in Ihren Programmen oder Ordnern. Verknüpfwerk Connect braucht nur einen Weg dorthin, etwa eine Schnittstelle, einen Datenexport oder einen freigegebenen Ordner.

Betrieben wird die Plattform ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland und der EU, bei Anbietern mit Sitz in der EU.

Die Läufe und temporären Speicher, mit denen sich ein Vorgang nachvollziehen lässt, werden 90 Tage aufbewahrt. Eine andere Dauer vereinbaren wir gerne mit Ihnen.

Was passiert bei einem Update der Plattform?

Wir entwickeln Verknüpfwerk Connect laufend weiter, ohne dass sich dadurch Ihre Abläufe verändern. Jeder Ablauf läuft mit der Version weiter, mit der er eingerichtet wurde, bis er bewusst umgestellt wird.

Was passiert, wenn ein Ablauf geändert wird?

Änderungen entstehen in einem Entwurf, während die bisherige Version unverändert weiterläuft. Beim Veröffentlichen wird geprüft, ob alle Schritte zueinander passen, damit ein Fehler vor dem Start auffällt und nicht erst im Betrieb.

Frühere Versionen bleiben erhalten, damit sich nachvollziehen lässt, was zu welchem Zeitpunkt gelaufen ist und können auch wieder als Entwurf verwendet werden.

Was passiert, wenn ein Programm nicht erreichbar ist?

Ist ein Programm kurz nicht erreichbar, versucht der Schritt es automatisch erneut, standardmäßig bis zu dreimal mit wachsendem Abstand. Gelingt es auch dann nicht, bekommen Sie eine Mail mit dem Ablauf, dem betroffenen Schritt und dem Fehler. Auf Wunsch kommen diese Meldungen gesammelt in einer Mail.

Für Schritte lässt sich außerdem ein eigener Weg für den Fehlerfall festlegen, um auf bekannte Situationen direkt im Ablauf reagieren zu können.

Wann entscheidet ein Mensch?

Wo Ihre Entscheidung gebraucht wird, hält der Ablauf an und schickt Ihnen einen signierten Link. Darüber sehen Sie den Vorgang, ergänzen fehlende Angaben und geben frei oder lehnen ab. Ein Konto brauchen Sie dafür nicht.

Für jede Entscheidung legen Sie eine Frist von bis zu einer Woche fest und bestimmen, was danach passiert, damit kein Vorgang unbemerkt liegen bleibt.

Was bekommt eine KI zu sehen?

Eine KI ist optional und arbeitet nur innerhalb eines Schritts, etwa wenn eine formlos geschriebene Mail gelesen wird. Was danach passiert, legen Ihre Regeln fest. Welches Modell bei welchem Anbieter eingesetzt wird, entscheiden Sie. Bei jedem Lauf ist festgehalten, welches verwendet wurde.

Persönliche Daten lassen sich vorher verringern und durch Platzhalter ersetzen. Geht ein Text an einen KI-Anbieter, setzt Verknüpfwerk Connect die echten Angaben erst in der Antwort wieder ein, sofern die Platzhalter in der Antwort vorkommen.

Wer darf was und was sehen Sie von unseren Zugriffen?

Für jede Person in Ihrer Organisation legen Sie eine Rolle fest, vom reinen Lesen über das Starten und Bearbeiten von Abläufen bis zur Verwaltung. Zugangsdaten zu Ihren Programmen werden verschlüsselt gespeichert und weder in der Oberfläche noch im Protokoll angezeigt.

Arbeiten wir in Ihrer Organisation, etwa bei der Einrichtung, geschieht das über einen zeitlich begrenzten Zugang. Diese Zugriffe stehen gekennzeichnet in Ihrem Protokoll.

Wie verlässlich ist das Audit-Protokoll?

Einträge im Protokoll der Änderungen an Abläufen, Verbindungen und Berechtigungen lassen sich nachträglich nicht mehr ändern. Sie bleiben auch erhalten, wenn ein Ablauf gelöscht wird.

Sie können die Einträge filtern und sortieren und für eine ausführliche Prüfung auch exportieren.